サイボーズ Live!

オフィスのネットワークはセキュリティ対策として情報漏えいにシビアになってきたために、あらゆるプロトコルといろいろなサイトへのアクセスが禁止になっている。アクセスしようものなら「社内ポリシーに引っかかるために接続できません」というメッセージが来てアクセスできない。もちろん、この中にはフリーメールやSNSといったサイトへのアクセスも出来ないようになっている。前は、もう少し緩かったと思うのだが、ここ最近のネットワーク管理者によるサイト接続規制は、中国のGreat Firewallなみに厳しくなってきた。最近はもっとひどく、個人携帯電話のオフィス内への持ち込みは禁止にしてしまい、別途設けた個人ロッカーへ電話類などを格納してからじゃないと居室に入ることが出来ないようになってしまった。

それだけ厳しく管理されているにも関わらず、メールだけは放置プレーのようになっていたのだが、これにもとうとうメスが入ってしまい、外部組織へメールをするためには、まず最初に「送信先アドレスはあってますか？あっていたら、アドレスごとに確認のうえチェックしろ」というような主旨のメッセージが出てくるようになっている。このような機能は、各端末に強制的にインストールさせられたソフトによって対応されられている。さらに、これに添付ファイルがついている場合には、もう１つ確認ステップが入り、「一時的に送信をやめています。添付ファイルが正しいものかどうか、上長による許可により送信されます」という主旨のメールが返ってきて、メール内に記載されているテンポラリのURLを上長からアクセスしてもらい、内容の確認の上に送信許可が出るというような面倒くさいことになっているのだ。正直、ここまで面倒くさい仕組みが作られるのは、なにか漏洩があったときに、誰もが責任回避をするために仕組まれたことであって、トップが悪うございましたと、頭を下げるのがイヤだからというのがシステム化導入の根拠となっているのは否めない。

おまけにメールでの添付ファイルのサイズは、1通につき1MBまでとなっており、ファイル容量が大きくて分割して送ろうものなら「SPAMメールなのではないか？送信を切断します」というような主旨が今度はメールサーバから送られてくる。先にも述べたが、怪しそうなサイトには接続できないようになっており、その中にはファイルシェアのサイトも含まれる。100MBくらいのストレージサイトがあれば、そこを使ってファイルの授受ができればと思うのだが、システム管理者のほうがいたちごっこで日々怪しいサイトを検閲しており、そこに引っかかってしまえば、ストレージサイトにアクセスができないということになってしまっている。

そんな状況でも各種業者やユーザとのファイルでのやりとりは必要だ。それも場合によっては10MBくらいのファイルは必要になってくる場合もある。もちろん、圧縮しての話だが。このような社内ネットワーク環境で、唯一使えそうなところを発見した。それがサイボウズ Live!である。

ブラウザアクセスで、社内コラボレーションツールとして使えるサイボウズのインターネット版であり、ちょっとした連絡のやりとりやファイルのやり取りであれば、これで十分にいけることがわかったのである。おまけに、なぜかわが社のネットワーク管理者はこのサイトへの規制をかけていないのだ。ためしに、同じ担当業務のメンバに登録してもらって、同一案件に限って、そのなかでメッセージのやり取りをしていたのだが、これが非常に便利である。メールでのやり取りも実は不都合は感じないのだが、サイボウズ Liveを使うと、メーラーがクラッシュしたときにもバックアップとして使えることが出来るし、なんといっても、ネット経由でやりとりするから、家からでも関連業務の確認は出来るということなのである。ファイルのサイズは1ファイルあたり20MBまでならサイボウズ Live に格納することができるので、ちょっとした複数ファイルにおよぶ膨大な資料関係ファイルについてのやりとりも簡単だ。

お客様への対応については、自社の社内ネットワークがどこまで監視しないで放置してくれるかという見極めたいところではあるが、このまま放置のままだったとした場合、サイボウズ Live でお客様も含めて、通常メールでやりとりするようなことは、伝言板に記載してもらい、必要ファイルについても、同じようにストレージへ格納してもらうということにすればいいということが言えるだろう。

自分でグループも作れるし、他人が作ったグループへの参加も出来るし、他人からは自分がどこのグループに属しているのかというのは見えないようになっている。

社内ネットワークからじゃなくてもアクセスできると述べたが、それはサイトがインターネットになっているからだということもあるが、なんといっても、iPhoneアプリやAndroidアプリも無料で存在するので、それ経由でメッセージのやりとり、ファイルの閲覧ということができるからなのである。だから、いつでもどこでもメンバであれば誰とでも業務に関してサイボウズLiveを経由してやり取りするのは、何不自由することなく対応することができるというものだ。それも、全部無料で使える。無料でここまで使えるというのは本当に便利である。

サイボウズLive!
URL : https://live.cybozu.co.jp/